8 tips voor perfect debiteurenbeheer

Wekelijks spreek ik ondernemers die in de problemen komen doordat hun klanten steeds later zijn gaan betalen. De ondernemer zag het wel aankomen maar beroept zich erop dat het zo “druk druk is” en het belangrijk vindt om de goede relatie met zijn klanten te behouden. En dan “ineens” is daar een aanleiding waardoor de eerder genoemde oorzaken leiden tot een urgente situatie. De ondernemer kan een flinke order krijgen maar ontdekt dat hij de liquide middelen niet meer heeft om de benodigde voorinvestering te doen.

Ingegeven door onder andere bovenstaande voorbeeld en de slechte economische situatie, hebben veel ondernemers meer focus op het verkorten van de debiteurentermijn gekregen. Het is immers het goedkoopste geld en bij een juiste aanpak heeft u het nog snel tot uw beschikking ook!

Sneller uw facturen betaald via 8 praktische debiteurenbeheer tips:

1. Ontwikkel een strakke debiteurenbeheerprocedure die u “altijd” volgt en die zich richt op:

• Leg afspraken over de betaaltermijn vast bij het verkrijgen van de order en zorg ervoor dat dit overeenkomstig is met uw Algemene Voorwaarden.
• Wekelijks vaste controle momenten op ontvangen gelden.
• U constateert dat de betaaltermijn is vervallen. Wat is het vaste moment dat er een herinnering wordt verzonden?
• Wanneer wordt er nog een (laatste) aanmaning verzonden?
• Wat doet u als de aanmaning nog niet leidt tot een betaling?
• Welk incassobureau gaat voor u de vordering incasseren? Selecteer deze partij “nu” alvast. Als u dit nog moet regelen als de nood hoog is, gunt u zich daar onvoldoende tijd voor.

2. Doe een creditcheck bij nieuwe klanten.

Pas dit bijvoorbeeld toe bij nieuwe klanten waarvan de eerste order een X-bedrag overstijgt.

3. Factureer direct nadat u het product of dienst geleverd heeft.

4. Bellen! Telefonisch contact leidt eerder tot betaling.

Als uw klant niet betaalt binnen de overeengekomen termijn, zendt u conform de procedure onder 1, een herinnering. Het is aan te raden om gelijktijdig met de herinnering telefonisch contact met uw klant op te nemen en te vragen wat de reden is dat de factuur niet conform gemaakte afspraak betaald is. Dit zal de klant als confronterend ervaren maar ook als een “terechte” actie vanuit u. U was immers de voorwaarden tot levering toch duidelijk met elkaar overeengekomen?

5. Zorg voor de juiste bepalingen in uw Algemene voorwaarden

Als uw bedrijfsvoering (deels) bestaat uit het leveren goederen dan is het aan te raden om in uw Algemene voorwaarden het “eigendomsvoorbehoud en recht van reclame” op te nemen. De juiste bepalingen maken het mogelijk om uw goederen terug te vorderen als de klant niet betaald of de goederen niet uit te leveren voordat er betaald is.

6. Overweeg om het zinvol is om uw debiteurenbeheer extern uit te besteden.

Het enige wat u zelf nog dient te doen is het opstellen van de facturen, waarna u deze overdraagt ter opvolging aan een externe partij. Zij zijn erin gespecialiseerd om uw facturen adequaat op te volgen en worden niet gehinderd door “drukte” of ziekte, u borgt hiermee de continuïteit van het debiteurenbeheer. De impact van een herinnering van een externe partij is groter dan een eigen herinnering. U geeft namelijk een signaal aan uw debiteur dat u ervoor heeft gekozen om het vanaf “nu” professioneel te organiseren via een externe partij.

7. Bekijk of factoring iets voor u is.

U bent dan af van uw incassozorgen en debiteurenbeheerwerkzaamheden. U maakt met de factormaatschappij afspraken over het moment waarop zij u nog openstaande facturen aan u “bevoorschotten”. U weet dan precies wanneer er welke bedragen op uw rekening worden bijgeschreven en kunt daardoor de betaling van uw inkoop goed plannen.

8. Een niet betalende klant is geen klant.

Veel ondernemers benaderen een situatie waarbij een klant niet betaalt met “emotie” en zijn bang om die klant te verliezen. Wellicht logisch in een tijd dat de omzet niet voor het oprapen ligt maar zakelijk werkt het beter om de situatie zakelijk te benaderen. Ervaring leert dat het opvoeren van de druk om gemaakte afspraken over een betaling na te komen, dikwijls leidt tot een oplossing. Biedt, als er echt geen ruimte is tot een eenmalige betaling, een betalingsregeling aan en “dwing” hierbij een datum af waarop de eerste betaling op uw rekening is bijgeschreven. Leg de overeengekomen regeling schriftelijk vast en laat de debiteur hiervoor tekenen. U kunt overwegen om deze stap door een incassobureau uit te laten voeren. Zij benaderen vanuit hen professie uw klant zakelijk en feitelijk.

Als u graag eens verder wilt praten over de resultaten die het verbeteren van uw debiteurenbeheer voor uw onderneming kunnen opleveren, schroom dan niet om vrijblijvend contact met mij op te nemen.